Geschäftsbriefe und Vorlagen in der Praxis - eine Bestandsaufnahme

Geschäftsbriefe sind essentiell für die Aussendarstellung von Unternehmen und Organisationen. Die Erstellung einer professionellen Geschäfstbriefvorlage mit gängigen Textverarbeitungsprogrammen wie Word oder Open-Office erfordert Expertenkenntnisse, die in der Praxis oftmals nicht im erforderlichen Maße vorhanden sind. Neben der Außenwirkung, die von Geschäftsbriefen ausgeht, ist die Handhabung und Verwaltung der geschäftlichen Korrespondenz ein weiteres Thema mit erheblichem Verbesserungspotential. Pauschal lässt sich feststellen: je mehr Mitarbeiter Briefe schreiben, desto mehr Einsparpotential ist aufgrund der daraus resultierenden Probleme vorhanden.

Beispiel Geschäfstbrief erstellt mit einer speziellen Software zur Brieferstellung

"Je mehr Mitarbeiter Briefe schreiben, desto größer die Probleme"

Geschäftsbriefe sind fest in den Geschäftsalltag jedes Unternehmens verankert. Sie sind offizielle Dokumente und repräsentieren das Unternehmen nach außen. Ein unternehmensweit einheitliches Erscheinungsbild ist ebenso wichtig wie die Einhaltung von Schreib- und Formulierungsregelen. Letzteres ist auf das individuelle Können und Knowhow des Mitarbeiters zurückzuführen und kann mit Sensibilisierung, Fortbildung und Schulungen verbessert werden. Das einheitliche Erscheinungsbild lässt dich über eine zentrale Briefkopfvorlage für alle Mitarbeiter festlegen.



Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Erstellung und Verwaltung von Geschäftsbriefen, gängigen Problemen und möglichen Lösungenansätzen.

  • Welche Probleme entstehen, wenn viele Mitarbeiter mit der Erstellung von Geschäftsbriefen betraut sind?
  • Welche technischen Möglichkeiten zur Optimierung existieren?

Ein zentraler Briefkopf für alle Geschäftsbriefe

Idee: ein zentraler Briefkopf für alle Mitarbeiter ist wünschenswert. Denn alle Geschäftsbriefe unabhängig von der Abteilung sollten die Unternehmens-Identität wiederspiegeln.

Der Wunschgedanke: Ein Experte erstellt eine Wordvorlage für den offiziellen Geschäftsbrief. Dieser Vorlage wird an zentraler Stelle auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Mitarbeiter die einen Gschäftsbrief schreiben wollen, bedienen sich dieser Vorlage. Die Word-Datei wird kopiert, angepasst, lokal gespeichert, ausgedruckt und versendet.

Die Praxis: Viele, gerade kleinere Unternehmen scheitern bereits an der Einrichtung eines Netzlaufwerks. Die Verteilung der Vorlage muss dann über ein anderes Medium geschehen, bspw. via Email oder einem anderen Datenspeicher wie einem USB-Stick. Doch auch die Verteilung über ein Netzlaufwerk bringt eine ganze Reihe von Problemen mit sich:

Problem 1 "Briefkopfänderungen"

Genau wie jede andere Anpassung die am Briefkopf vorgenommen werden muss, erfodert eine Adressänderung eine zentrale Änderung. Doch die in der Zwischenzeit erstellten Briefe sind alles andere als zental erfasst. Sie liegen auf den Rechner der einzelnen Mitarbeiter. In der Theorie reicht die Anpassung der zentralen Briefvorlage mit der Dienstanweisung ab sofort nur mehr diese Vorlage zu nutzen. Doch wie kann sichergestellt werden, dass nicht doch die lokal gespeicherten Briefe durch öffnen->speichern unter als Vorlagen verwendet werden? Zumal Mitarbeiter und Abteilungen in der Zwischenzeit sicherlich granularere Vorlagen für ihre Prozesse erstellt haben werden. Jedgliche Änderung, sei es die des Logos, die der Adresse oder die einer Telefonnummer resultiert in dem Problem unternehmensweit eine Vielzahl von durch Kopieren-Speichern entstandene Vorlagen anpassen zu müssen.

Problem 2 "Vorlagen"

eine zentrale Briefkopfvorlage ist schön und gut, doch in der Praxis wird weit mehr als nur eine Vorlage benötigt. So wie jede Abteilung unterschiedliche Prozesse hat, benötigt Sie auch inhaltlich angepasste Geschäftsbrief-Vorlagen. So macht es in jedem Fall Sinn Vorlagen für wiederkehrende Geschäftsbriefe zu erstellen. So ist eine Vorlage zur Auftragsbestätigung ebenso sinnvoll wie ein sich monatlich wiederholendes Anschreiben für das Finanzamt. Die Erstellung dieser Vorlagen geschieht jedoch innerhalb der Abteilungen und so steht man vor dem gleichen Problem wie eingangs mit der allgemeinen Briefkopfvorlage. Wo und wie stelle ich diese Vorlage zu Verfügung? Innherhalb von Abteilungen reicht es oftmals diese Vorlage bei dem für diesen Prozess zuständigen Mitarbeiter abzulegen. Dies funktioniert auch vorerst zufriedenstellend bis der Mitarbeiter im Urlaub ist, gekündigt hat oder die Festplatte seines Rechners einen Defekt erleidet. Darüber hinaus ist diess Problem unternehmensweit vorhanden. Es entstehen Insellösungen und keine Abteilung weiss, welche Vorlage eine andere Abteilung bereits erstellt hat und einsetzt. So kann es passieren, dass die eine Auftragsbestätigung rechtlich konform und tadellos ist, während die andere Auftragsbestätigung formale Fehler enthält. Zusammenfassend lässt sich dieses Problem auf eine grundlegende Modellbeschaffenheit zurückführen: es existiert keine zentrale Sicht auf die Daten.

Problem 3 "Clone & Own"

"Clone & own" bedeutet wortwörtlich übersetzt "kopiere und besitze". Genau dieses kopieren und besitzen ereignet sich beim Einsatz klassischer Textverarbeitungsprogramme mit jedem neu erzeugten Briefdokument. So ist ein neuer Geschäftsbrief stets die Kopie eines bereits existierenden Geschäftsbriefes. Mit jedem Kopiervorgang/Erstellungsvorgang wird ein komplettes existierendes Dokument mit all seinen potentiellen Fehlern dubliziert. Soll im nachhinein ein Fehler behoben werden, bedeutet dies die Anpassung aller bis dato erstellten Dokumente. In der Praxis tritt dies häufig bei Adress- oder Kontaktdatenänderungen auf. Konzeptionelles Hauptproblem ist die nicht vorhandenene Abbildung des Modells "der Brieferstellung" unter dem alle auf Word oder gängigen Textverarbeitungsprogramme basierende Lösungen leiden. So ist jeder Briefe eine Kopie. Der eigentlich unternehmensweit einheitliche Briefkopf wird nicht abgebildet. Jedes kopierte Dokument steht für sich selbst. Das Beheben eines Fehlers erfordert wie eingang beschrieben die Anpassung aller existierenden Kopien.

Lösungsansätze zur effizienteren Handhabung von Geschäftsbriefen

Die vorangehend beschriebenen Probleme in der Handhabung von Geschäftsbriefen und Vorlagen im geschäftlichen Alltag resultieren im Wesentlichen aus der nicht vorhandenen zentralen Datensicht. Der auf den ersten Blick geeignet erscheinende Lösungsansatz "Netzlaufwerk" hat, wie in den letzten Abschnitten dargelegt, gravierende Schwächen, wenngleich er auch besser ist als die rein lokale Speicherung auf verschiedenen Rechnern.

Als mögliche Lösungsansätze kommen somit nur spezialisierte Werkzeuge in Frage. In diesem Zusammenhang haben wir den Ansatz des Dokumenten-Management-Systems (DMS) mit einer Spezialsoftware zur Brieferstellung verglichen.

DMS Briefsoftware
Konzept Webbasiertes System zur Verwaltung von Dokumenten im Allgemeinen. Universell einsetzbar für Dokumente von Word- bis PDF. Webbasiertes System zur Verwaltung und Erstellung speziell für Geschäftsbriefe.
Technische Vorraussetzung SaaS - "Software as a Service" (Mietlösung) oder Kauflösungen zum Betrieb auf eigener Infrastruktur.
Zentrale Briefkopfänderung Beziehungen zwischen Briefkopf, Brief, Autor und Empfänger sind nicht abgebildet. Dokumente sind in gängigen Formaten wie bspw. Word im System erfasst. Briefkopfänderung muss für jedes Dokument separat vorgenommen werden. Briefkopfänderungen werden einmalig zentral vorgenommen und sind unternehmensweit aktiv.
Vorlagenverwaltung Die meisten Systeme bieten eine integrierte Vorlagenverwaltung. Unternehmensweite Vorlagendatenbank als integraler Systembestandteil.
DIN-Brief-Konformität Nicht gewährleistet. Gewährleistet über speziellen DIN-Brief-Editor.

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